一、信息化工作成绩

   近年来，我馆档案信息化工作取得一些成绩。在2001年档案馆达省特级工作中，录入了馆藏区五套班子文书目录、全区各街婚姻档案的部分目录、收集到的区各单位档案的部分目录及本局（馆）档案目录，并对区五套班子的文书档案进行全文扫描、存储，对婚姻档案和宅基地档案进行了目录输入，在档案检索室设置了电脑，进行档案目录的检索，方便利用。从2000年开始在本局使用档案管理软件，结合本区实际情况进行修改和更新，在取得经验的基础上，向全区各机关单位推广应用，并做好应用的指导和维护工作，为天河区档案综合管理工作作出了积极的努力。2001年8月建立了区档案馆网页，对外发布有关档案工作的信息，更新的内容主要是大事记及有关图片，2005年成立区现行文件服务中心后，区档案信息网站也进行全面改版，增加栏目，加强采编，充实内容，进一步完善档案信息网的功能，以提供现行文件查阅服务和政务公开为主题，全面展示我区最新出台文件、重要新闻、每月大事和我区社会、经济和城市建设等各方面的档案信息，大力宣传档案工作和利用互联网开展档案业务学习。网站自开通已来，点击数已突破54万次，网站成为政府政务公开和档案事业对外宣传与交流的窗口，受到各级党政机关和人民群众的普遍欢迎。开展档案信息化工作既提高了档案工作效率，又方便了党政机关和人民群众查阅利用。

二、信息化工作状况和努力方向

    1、办公自动化应用方面

    全区办公自动化系统使用以来效果较好，既大大提高了办公效率，也节省了办公费用，推动了各项工作信息化的发展。从档案的角度来看，办公自动化数据库积累了大量的电子文件，为将来的信息利用、档案管理等方面打下了良好的基础。虽然距离电子文件、电子档案管理还远未能达到要求，但文件数据的保存和积累却是非常重要的，我们期望区信息中心能妥善保存好办公自动化产生文件，如有可能可以移交区档案馆作备份。目前区各单位实行纸质文件和电子文件两种流转方式，从长远来看，将逐步朝电子文件流转、存档的方向发展。当然要实现电子文件、电子档案的可利用,从电子文件形成就要有严格的管理制度和技术措施,确保其信息的真实性、安全性和完整性，涉及的工作很多、很复杂，另外，还有待于网络技术成熟的发展以及省、市信息化发展的大环境。

    2、档案管理方面

   一直以来，档案都是由机关各单位自己管理，并定期向区档案馆移交。2001年以来，我区机关各单位大多数都在使用《森蓝文档资料管理系统》进行档案的计算机管理，使用效果良好，并得到市档案局的认可。单机版的优点是适用于各单位自己进行归档管理，保密性强；缺点是从全区角度来看，归档文件会产生重复，占用和浪费资源，档案共享也不方便。目前我省珠海、深圳等地党政机关成立了文件管理中心，机关各单位收发文都经文件管理中心统一管理，将文件收集、归档管理、提供利用等功能集中起来，他们的经验值得借鉴，文件档案的集中管理是发展方向。当然，根据我区实际情况，目前要进行档案集中管理的难度较大，主要是出于有违传统的运作方式、档案保密需要、网络技术及运用软件开发等等。目前区机关使用的《京华办公自动化系统》已日趋成熟，而我们对档案的计算机管理也有一些经验，可将二者结合起来，尝试开发《京华办公自动化系统》的档案模块，为文档一体化的实施打好基础。

    3、档案馆信息化建设方面

    按上级档案部门的要求，档案馆要向数字化方向发展，档案资料要信息化。市政府也积极推进政务公开和办公自动化工作。虽然文件、档案电子信息化的许多工作正在探索和实践，但信息化是大势所趋，因此，我馆的信息化工作有待于我们的努力。我馆信息化建设方面存在及需要解决的问题：

  ①对如何开展档案信息化工作，我们在认识上有待于学习、参观，吸取经验教训并得到上级业务部门的指导。

  ②信息化工作基础较差，目前只进行部分文书档案数字化（扫描）处理，但要对全部馆藏进行扫描则有一定困难，主要是工作量很多，而且部分档案没有实际的利用意义，一些类似图纸、字画、音像载体的信息处理比较复杂，还需要配置必要的设备。

  ③推行档案信息化工作，在人员和资金需要一定的投入。